Datenschutzhinweise für das digitale Klientenaufnahmesystem
(CareForms / CareMates – Pflegeplatzanfrage)
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung des digitalen Klientenaufnahmesystems ist:
Senioren-Residenz Haus Veronika GmbH
Hufring 33a
54421 Reinsfeld
Telefon: 06503 / 9141-0
E-Mail:
Der Verantwortliche entscheidet über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
2. Datenschutzbeauftragter
Der Verantwortliche hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt.
DataSecurITy UG (haftungsbeschränkt)
Kirchstraße 42
89180 Berghülen
E-Mail:
Telefon: +49 (0)7344 924849-0
Sie können sich jederzeit bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Über das digitale Klientenaufnahmesystem können Interessenten eine Anfrage für einen Pflegeplatz stellen oder Informationen zu einer möglichen pflegerischen Versorgung übermitteln.
Dabei werden personenbezogene Daten verarbeitet, um
- eine Anfrage für einen Pflegeplatz zu bearbeiten
- eine mögliche pflegerische Versorgung zu prüfen
- vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen
- mit Interessenten oder Angehörigen Kontakt aufzunehmen
- gesetzliche Dokumentationspflichten im Pflegebereich zu erfüllen.
4. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen der Nutzung des Formularsystems können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Stammdaten
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Familienstand
- Nationalität
Kontaktdaten
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Anschrift
Daten zur Pflegebedürftigkeit
- gewünschte Versorgungsform
- Angaben zur Pflegebedürftigkeit
- Pflegegrad
- sonstige gesundheitsbezogene Angaben
Sonstige Daten
- Angaben zur Betreuungssituation
- Informationen zu Angehörigen oder gesetzlichen Betreuern
- hochgeladene Dokumente oder ergänzende Informationen
Die Verarbeitung kann auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten) umfassen.
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung (z. B. bei bestimmten Formularangaben oder Analysefunktionen).
Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO
Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) im Zusammenhang mit der Organisation und Prüfung einer pflegerischen Versorgung.
6. Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist erforderlich, um eine Anfrage zur Aufnahme oder Versorgung bearbeiten zu können.
Werden die erforderlichen Daten nicht bereitgestellt, kann eine Bearbeitung der Anfrage möglicherweise nicht erfolgen.
7. Empfänger der Daten
Innerhalb unserer Einrichtung erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen.
Darüber hinaus können folgende Dienstleister Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten:
CareMates / CareForms
Softwareanbieter für digitale Aufnahme- und Verwaltungsprozesse.
Kuidado GmbH
Technischer Betreiber und Entwickler des Formularsystems.
Amazon Web Services (AWS)
Hosting-Dienstleister für die technische Infrastruktur.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage entsprechender Verträge zur Auftragsverarbeitung.
8. Datenverarbeitung außerhalb des EWR
Soweit personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
Dies geschieht insbesondere auf Grundlage von
- Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission
- Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO
- oder im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework.
9. Protokolldaten (Server-Logfiles)
Bei der Nutzung des digitalen Klientenaufnahmesystems werden automatisch technische Informationen erfasst.
Hierzu gehören insbesondere:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- Browsertyp und Browserversion
- Betriebssystem
- aufgerufene Seiten
- übertragene Datenmenge
Diese Daten dienen ausschließlich der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der Systemsicherheit.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren IT-Infrastruktur).
Die Logdaten werden in der Regel nach spätestens 14 Tagen gelöscht.
10. Cookies und technische Funktionen
Das Formularsystem verwendet technisch notwendige Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität des Systems sicherzustellen.
Diese können beispielsweise genutzt werden für:
- Speicherung der aktuellen Sitzung
- technische Funktionsfähigkeit des Formularsystems
- Speicherung von Spracheinstellungen
- Analyse der Formularperformance.
Soweit Analysefunktionen eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
11. Support-System
Zur Bearbeitung technischer Supportanfragen kann ein cloudbasiertes Ticketsystem eingesetzt werden.
Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Kommunikationsinhalte
- technische Nutzungsinformationen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung von Supportanfragen.
12. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist.
Kommt ein Vertrag über eine pflegerische Versorgung zustande, werden die Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Kommt kein Vertragsverhältnis zustande, werden die Daten nach Abschluss des Aufnahmeverfahrens gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
13. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung.
14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
https://www.datenschutz.rlp.de
15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
16. Aktualität dieser Datenschutzhinweise
Diese Datenschutzhinweise entsprechen dem aktuellen Stand der gesetzlichen Anforderungen.
Stand: März 2026